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Su 3CX il menu d’accoglienza va caricato come WAV non compresso: 8 kHz, 16 bit, un solo canale. Dal generatore scarica un MP3, poi il convertitore gratuito lo porta nel formato che 3CX vuole, in pochi secondi.
I nomi dei menu sono quelli del manuale 3CX V20, in inglese.
Crei il messaggio nel generatore, lo ascolti gratis e corregga pronuncia e pause finché la convince.
Nel convertitore audio, oggi solo in inglese, imposti come uscita un WAV a 8 kHz e 16 bit con un unico canale.
In 3CX vada su «Admin», poi «Call Handling», e scelga «Add Digital Receptionist» oppure apra il menu esistente.
Nel campo «Prompt» carichi il file. Nel nome del file eviti i caratteri < > : " / \ | ? * &.
Nella sezione «Menu» collega ogni tasto a un interno, una coda o un gruppo. In «Destinations» sceglie dove vanno le chiamate in orario, fuori orario e durante le pause. Poi «Save».
Il manuale 3CX consiglia di nominare prima l’opzione e poi il tasto. I testi seguono questa regola.
Benvenuti nello Studio Associato Galli, commercialisti. Per fissare un appuntamento, digiti 1. Per informazioni su dichiarazioni e scadenze fiscali, digiti 2. Per l'amministrazione e le fatture, digiti 3. Per riascoltare il messaggio, digiti asterisco.
Grazie per aver chiamato [Nome azienda]. Per l’ufficio vendite, digiti 1. Per l’assistenza tecnica, digiti 2. Per l’amministrazione, digiti 3. Se conosce il numero di interno, lo digiti ora.
Ha chiamato [Nome azienda]. In questo momento i nostri uffici sono chiusi. Siamo raggiungibili dal lunedì al venerdì, dalle [ora] alle [ora]. Dopo il segnale acustico può lasciare nome e numero: ci sentiamo domattina.
Buongiorno, ha chiamato [Nome azienda]. Siamo in pausa fino alle [ora]. Può richiamarci più tardi oppure lasciare nome e numero: la richiameremo appena rientriamo.
Benvenuti da [Nome azienda]. Resti in linea: la mettiamo in contatto con il primo collega disponibile.
Il risponditore digitale eredita gli orari del reparto a cui appartiene. Controlli quegli orari: decidono quando parte il messaggio fuori orario.
Orario d’ufficio, fuori orario e pause hanno ciascuno la propria destinazione. Prepari un messaggio per ognuna, così chi chiama sente sempre l’informazione giusta.
La linea telefonica trasmette comunque una banda stretta. I nostri messaggi sono mixati per questa banda: la voce resta chiara anche dopo la conversione.
Perché 3CX, secondo il suo manuale, vuole un WAV a 8 kHz e 16 bit con un unico canale e sconsiglia espressamente l’MP3. La conversione è gratuita e non serve un account.
Il campo «Prompt» permette di caricare o registrare il messaggio. Una registrazione dal telefono porta però con sé i rumori dell’ufficio; un file del generatore ha voce e volume già pronti per la linea.
Tre o quattro opzioni stanno in circa 20 secondi. Oltre le cinque opzioni chi chiama dimentica la prima: meglio un secondo livello di menu.
Ascolto gratuito, nessun abbonamento. 19 € + IVA per messaggio finito.
