Esempio da ascoltare · 0:19
Accoglienza, operatori occupati
Buongiorno e grazie per aver chiamato Ottica Brambilla. In questo momento tutti i nostri operatori sono impegnati. La preghiamo di restare in linea: le risponderemo il prima possibile.
Quando nessuno può rispondere
Messaggio per la segreteria aziendale
Un buon messaggio di segreteria dice chi ha risposto, perché in questo momento nessuno è disponibile e che cosa deve fare chi chiama. Bastano tre o quattro frasi; oltre, chi chiama riattacca.
Testi per la segreteria aziendale
Sostituisca le parti tra parentesi quadre e ascolti il risultato nel generatore.
Linea principale
Messaggio dopo il segnale acustico
Buongiorno, ha chiamato [Nome azienda]. In questo momento non possiamo rispondere. Lasci nome, numero di telefono e motivo della chiamata dopo il segnale acustico: la richiameremo in giornata.
Interno personale
Collaboratore fuori ufficio
Buongiorno, è la segreteria di [Nome Cognome], [ruolo] di [Nome azienda]. Sono in riunione. Mi lasci un messaggio oppure chiami il centralino al [numero]: un collega la aiuterà.
Artigiano
In cantiere
Buongiorno, ha chiamato [Nome], [mestiere]. Sono in cantiere e non posso rispondere. Mi dica nome, numero e di che cosa ha bisogno: la richiamo in serata.
Studio professionale
Appuntamenti anche online
Ha chiamato lo studio [Titolo e cognome]. La segreteria al momento non è disponibile. Per un appuntamento può prenotare anche su [sito]. Altrimenti lasci un messaggio dopo il segnale acustico.
Negozio
Con gli orari
Grazie per aver chiamato [Nome negozio]. Siamo aperti dal martedì al sabato, dalle 9.30 alle 13 e dalle 16 alle 19.30. Lasci un messaggio dopo il segnale acustico: la richiameremo negli orari di apertura.
Quello che abbiamo imparato in studio
01
Prima il nome
Chi chiama vuole sapere subito se ha fatto il numero giusto. Il nome dell’azienda va nella prima frase.
02
Una sola richiesta
«Lasci nome, numero e motivo della chiamata.» Una richiesta chiara porta messaggi utili; un elenco di opzioni li rende confusi.
03
Una promessa che può mantenere
«La richiameremo in giornata» rassicura, se poi succede davvero. Non prometta tempi che il team non riesce a rispettare.
04
Meno di 20 secondi
Oltre, una parte di chi chiama riattacca prima del segnale acustico. I dettagli pratici stanno meglio sul sito.
Domande frequenti
Quanto deve durare un messaggio di segreteria?
Tra 10 e 20 secondi. Abbastanza per presentarsi, spiegare l’assenza e dire che cosa fare, senza stancare chi chiama.
Serve la musica?
In segreteria una musica discreta in apertura dà un’immagine curata. Si abbassa sotto la voce e non deve mai coprire le indicazioni.
Devo indicare un numero per le urgenze?
Se offre un servizio di reperibilità, sì: alla fine del messaggio, diviso in gruppi brevi di cifre. Altrimenti indichi piuttosto un indirizzo e-mail o il sito.
Meglio «Buongiorno» o «Salve»?
Per un messaggio che resta attivo tutto il giorno, «Buongiorno» funziona bene ed è cortese. «Salve» è più neutro ma meno caldo. Se vuole evitare il problema, apra con «Grazie per aver chiamato».